Microsoft 365 - Schülerlizenz

FAQ zur Microsoft 365 Schülerlizenz am JSG

 

Was ist Microsoft 365?
Microsoft 365 ist eine Sammlung von diversen Apps/Software/Diensten der Firma Microsoft, die früher auch unter dem Namen „Microsoft Office“ bekannt waren.
Die bekanntesten enthaltenen Programme sind Word (Textverarbeitung), PowerPoint (Präsentationserstellung), Excel (Tabellenkalkulation), Teams (gemeinsames Arbeiten), OneDrive (Cloud-Speicher) und OneNote (digitale Notizen).

 

Wie erhalte ich Zugang zu Microsoft 365?
Microsoft 365 ist ein grundsätzlich kostenpflichtiger Dienst. Unsere Schule bietet jedoch dank der Finanzierung unseres Sachaufwandsträgers jeder Schülerin und jedem Schüler während der Schullaufbahn am JSG einen kostenlosen, personalisierten Zugang zu Microsoft 365.
Die Zugangsdaten werden bis Oktober 2020 vom jeweiligen Klassenleiter ausgegeben, nachdem die Eltern eine entsprechende Datenschutzerklärung abgegeben haben.  

 

Ich habe noch keinen Zugang erhalten. Was muss ich tun?
Zunächst: abwarten. Die Verteilung der Zugangsdaten hat am 21.09.20 begonnen und kann sich je nach Klasse und Rücklauf der Datenschutzerklärungen über einige Wochen hinziehen.
Ansonsten sprich bitte deinen Klassenleiter bzw. Oberstufenkoordinator an und frag nach, ob die Aushändigung der Zugangsdaten bereits erfolgt ist.

 

Wie aktiviere ich meinen Microsoft 365 Zugang?
Besuche die Seite https://www.office.com (ext. Link) und melde dich mit den von der Schule erhaltenen personalisierten Daten an. Der Benutzername ist nicht veränderbar. Das ausgehändigte Initialpasswort muss beim ersten Login in ein dauerhaftes, selbstgewähltes Passwort geändert werden. Hierzu wirst du direkt beim ersten Login aufgefordert.  

 

Muss ich meinen Zugang sofort aktivieren?
Auch wenn du die Apps derzeit noch nicht nutzen willst, macht es Sinn, sich einmal direkt mit den ausgeteilten Logindaten anzumelden. Dadurch kannst du einerseits sofort ein eigenes Passwort erstellen, das du dir leichter merken kannst. Andererseits kannst du dadurch sofort testen, ob der Login funktioniert und bei Problemen die Schule kontaktieren.

 

Ich habe meine Zugangsdaten oder mein Passwort verloren/vergessen.
Bitte kontaktiere Herrn Keil in der Schul.Cloud oder per Email über r.keil@jsg-karlstadt.de.

 

Mein Login funktioniert nicht / Ich habe technische Probleme mit Microsoft 365.
Bitte kontaktiere Herrn Keil in der Schul.Cloud oder per Email über r.keil@jsg-karlstadt.de.

 

Muss ich Microsoft 365 nutzen?
Generell wird niemand gezwungen, die oben genannten Apps zu benutzen. Es ist ein kostenloses Angebot für unsere Schüler, damit diese Zugang zu einer Auswahl an digitalen „Werkzeugen“ haben, mit denen sie z.B. Referate und Präsentationen erstellen, Diagramme erarbeiten, Schulmaterialien online abspeichern oder Mindmaps erstellen können.
Sollte es auf Grund der Corona-Pandemie jedoch erneut zu Phasen mit Distanzunterricht kommen, haben wir insbesondere mit der in Microsoft 365 enthaltenen App Teams die Möglichkeit, digitale Klassenzimmer zu erstellen und Materialien zwischen Lehrern und Schülern auszutauschen.
Wir haben uns am JSG darauf geeinigt, einen etwaigen Distanzunterricht in den Jahrgangsstufen 5, 11 und 12 ab sofort mit Teams durchzuführen.
Für die Jahrgangsstufen 6 – 10 ist dies ebenfalls vorgesehen, allerdings erst ab einem späteren Zeitpunkt im Laufe des Schuljahrs 20/21.
Um diesen Ernstfall jedoch vorab mit den Schülern zu proben, werden Lehrer aller Klassenstufen schon bald einzelne Elemente aus Teams mit den Klassen testen.
Daher freuen wir uns, dass alle Schülerinnen und Schüler einen Zugang besitzen.

 

Wie kann ich Microsoft 365 oder Teile davon (Word, PowerPoint, …) benutzen?
Für PC und Laptop:
Nachdem du dich auf https://www.office.com (ext. Link) eingeloggt hast, siehst du oben rechts im Fenster einen Button „Office installieren“. Mit Klick auf diesen kannst du dir die entsprechenden Programme herunterladen und installieren. Beim ersten Start musst du dich mit deinem Microsoft 365 Zugang einloggen. Danach kannst du alle installierten Programme nutzen.
Für Tablet und Handy:
Suche im entsprechenden Appstore nach der jeweiligen App und lade Sie herunter. Du kannst z.B. nur Microsoft Teams installieren. Auch hier wirst du beim ersten Start nach deinen Zugangsdaten gefragt.
Im Browser:
Du kannst von jedem Computer aus den Browser öffnen, https://www.office.com (ext. Link) besuchen, dich dort anmelden und dann direkt im Browser auf der linken Seite des Fensters die gewünschte App (z.B. Word) auswählen und somit online arbeiten.

 

Muss ich mich regelmäßig in Microsoft 365 einloggen?
Nein. Es gibt keine Vorschrift, sich regelmäßig einzuloggen bzw. eine der Apps regelmäßig einzusetzen, solange der normale Präsenzunterricht stattfindet.
Sollte es wegen Corona zu Phasen des Distanzunterrichts kommen, kann es sein, dass (abhängig von Klasse und Lehrer) die App Teams eingesetzt wird, um digitale Unterrichtsmaterialien zu verteilen, Videounterrichtsstunden zu halten, usw.
In diesem Fall wird der entsprechende Lehrer aber vorab mit der Klasse besprechen, zu welchen Fristen welche Arbeitsaufträge zu erledigen sind bzw. wann Videounterricht stattfindet.  

 

Ich habe bereits Microsoft 365 oder Teile davon (Word, PowerPoint, …) privat zuhause. Muss/soll ich jetzt die Schulversion nutzen?
Jein. Generell kannst du weiterhin mit allen schon zuhause installierten Apps (Word, PowerPoint, Excel, …) arbeiten und musst nicht umsteigen.
Die einzige Ausnahme ist Teams. Hier musst du mit deinem JSG-Zugang angemeldet sein, damit du deinem entsprechenden Klassenteam oder Kurs zugeordnet wirst. Nur so hast du z.B. Zugriff auf Materialien deines Lehrers oder kannst in Teams mit ihm kommunizieren.

 

Ich habe bereits Microsoft 365 oder Teile davon (Word, PowerPoint, …) privat zuhause. Ich möchte mich aber jetzt mit meinem JSG-Zugang anmelden. Geht das?
Ja, und dazu musst du die Apps auch nicht neu installieren. Klicke dazu innerhalb der entsprechenden App (z.B. Word) entweder oben rechts (in der Nähe des „Fenster minimieren“ Buttons) auf den derzeit angezeigten Benutzernamen und wähle „mit einem anderen Konto anmelden“.
Alternativ kannst du auch oben links auf „Datei“ klicken, dann unten auf „Konto“ und zuletzt auf „Konto wechseln“.

 

Auf wie vielen Geräten kann ich Microsoft 365 oder Teile davon (Word, PowerPoint, …) installieren?
Die JSG-Lizenz erlaubt die Installation auf bis zu 5 Geräten parallel. So kannst du z.B. auf einem PC zuhause das komplette Office-Paket installieren und auf einem Smartphone zusätzlich Teams. Dann kannst du es immer noch auf bis zu 3 weiteren Geräten installieren und benutzen.

 

Wie wird das Microsoft 365 Paket am JSG und im Unterricht eingesetzt?
Der Großteil der mitgelieferten Apps ist ein freiwilliges Angebot, welches den Schülern zuhause bestimmte Arbeitsschritte erleichtert (z.B. eine Präsentation für ein Referat erstellen). Daher wird ein Großteil der Apps wohl hauptsächlich eigenständig von den Schülern zuhause eingesetzt.
Eine Ausnahme bildet Teams, welches im Falle von Distanzunterricht zunächst in den Jahrgangsstufen 5, 11 und 12 flächendeckend zum Einsatz kommt. Hier sind die Schüler in digitalen Klassenzimmern gruppiert, in denen Lehrer und Schüler kommunizieren (Chat und Videotelefonie) und Materialien austauschen können.
Sollte sich der Einsatz von Teams bewähren, werden auch die Jahrgangsstufen 6 – 10 zeitnah Teams mit ihren Fachlehrern nutzen.
In dieser ersten Test-/Übergangsphase von Teams setzen wir jedoch weiterhin auf die bewährten Kanäle: Schul.Cloud für Kommunikation und JSG-Lernplattform zum Materialdownload stehen weiterhin zur Verfügung.
Auf lange Sicht soll die JSG-Lernplattform abgeschaltet werden, sodass während Distanzunterricht Materialaustausch und Videotelefonie ausschließlich über Teams stattfindet und die Schul.Cloud als schneller Kommunikationskanal dient. Sollte sich herausstellen, dass der Chat innerhalb Teams die Schul.Cloud irgendwann überflüssig macht, könnte sämtliche Kommunikation über Teams laufen.

 

Das klingt alles kompliziert. Wird es Anleitungen oder Übungen in der Schule z.B. zum Umgang mit Teams geben?
Wir sind gerade dabei, entsprechende Anleitungen zu verfassen. Darüber hinaus werden einzelne Lehrer auch ab sofort schon Funktionen innerhalb von Teams mit ihrer Klasse testen. Jeder Schüler kann sich aber auch selbst z.B. schon mal in Teams einloggen und „rumstöbern“, wie das digitale Klassenzimmer aufgebaut ist (auch wenn es in den meisten Fällen noch recht leer sein dürfte).
Zudem gibt es vom Hersteller Microsoft selbst verfasste Informationsseiten im Internet:
Microsoft Teams Schnellanleitung
Microsoft Teams Hilfe (ext. Link)
Microsoft Word Hilfe (ext. Link)
Microsoft PowerPoint Hilfe
(ext. Link)
Microsoft Excel Hilfe (ext. Link)
Microsoft OneNote Hilfe (ext. Link)
Microsoft OneDrive Hilfe (ext. Link)
Achtung! Wir raten von der alleinigen Nutzung von OneDrive als Speicherplatz ab, da wir im Laufe des Kalenderjahres 2021 einen Benutzerreset durchführen, wobei alle Dateien gelöscht werden! Bitte alle in OneDrive gespeicherten Dateien immer auch offline auf einer lokalen Festplatte sichern!

 

Was sind denn jetzt insgesamt die Kanäle, die am JSG zur Kommunikation eingesetzt werden?
Schul.Cloud:

Sie dient als „schulinternes Whatsapp“, ermöglicht schnelle, unkomplizierte Kommunikation zwischen Lehrern und Schülern in Textform und ist besonders hilfreich während Distanzunterricht.  
(JSG-Lernplattform):
Sie ist im Frühjahr 2020 notgedrungen wegen Corona entstanden und weiterhin online über die Schulhomepage zu erreichen. Sie wird ab sofort nicht mehr für die Jahrgänge 5, 11 und 12 genutzt.
Sie wird vermutlich im Laufe des Schuljahres abgeschaltet werden, sobald der Dateiaustausch komplett über Teams geschieht.
Microsoft Teams:
Die „eierlegende Wollmilchsau“ beinhaltet digitale Klassenteams und Kurse, in denen Schüler und Lehrer miteinander schreiben und per Video telefonieren können. Obendrein bietet sie die Möglichkeit zum digitalen Dateiaustausch. Und besitzt somit die Funktionen von Schul.Cloud, JSG-Lernplattform und Videotelefonie in einem. Sie wird die JSG-Lernplattform im Laufe des Schuljahres ablösen.
Elternportal:
Es dient zur Kommunikation und Information zwischen Eltern und der Schule bzw. Lehrern.
(ESIS):
ESIS ist ein Emailverteiler, über den die Schule derzeit noch all jene Informationen an Eltern verschickt, die früher per Zettel ausgeteilt wurden. Auch ESIS wird in naher Zukunft vermutlich abgeschaltet und komplett durch Kommunikation im Elternportal ersetzt.



Bei weiteren Fragen bitte Herrn Keil kontaktieren: r.keil@jsg-karlstadt.de